Comment faire une facture électronique gratuite et l'envoyer à l'administration publique ou profiter de DocFly Facturation PA, le service payant d'Aruba.
Pour émettre et envoyer des documents à l'Administration Publique, les entreprises, cabinets et indépendants ont dû adapter leurs modes de facturation aux directives imposées par la loi de finances 2008. En particulier, aucune forme de facture n'est acceptée autre que la facture électronique certifiée.
C'est une méthode informatisée qui prévoit l'envoi de la pièce comptable à travers un cahier des charges précis. Malheureusement, il ne suffit pas de créer un simple fichier PDF, mais cela demande quelques étapes supplémentaires.
Continuez à lire et installez-vous confortablement car dans ce tutoriel je vais vous expliquer comment émettre une facture électronique en quelques étapes simples. Vous constaterez qu'il y a trois acteurs dans le processus de facturation électronique :
- Expéditeur ou fournisseur.
- Système d'échange (SDI).
- Administration publique.
QU'EST-CE QU'UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE
La facture électronique, facture au format numérique, est un document au format XML qui suit son propre formatage obligatoire. Ce type de facture garantit l'authenticité et l'intégrité de l'expéditeur, ainsi que la garantie de non-modification ou falsification.
Ces éléments sont formalisés par la signature numérique de la personne émettrice de la pièce comptable. En termes simples, vous pouvez définir la facture électronique comme une évolution du système de facturation traditionnel, qui permet à l'expéditeur et au destinataire d'obtenir la sécurité d'un fichier protégé.
L'obligation de facturation électronique, en vigueur depuis le 6 juin 2014 pour les administrations fiscales, les ministères, les organismes de prévoyance et d'assistance sociale, a été étendue à toutes les AP (Administrations Publiques) depuis le 31 mars 2015. Depuis le 1er juillet 2016, elle a été introduite pour les contribuables la possibilité d'avoir la facture électronique gratuitement en bénéficiant d'un système, mis à disposition par l'Administration fiscale, pour les factures électroniques échangées entre particuliers et pour la transmission et la conservation des factures elles-mêmes. La procédure peut être utilisée en se connectant au site Web de l'Agence des revenus ou via l'application, qui peut être installée gratuitement sur tous les appareils mobiles Android et iOS.
pour émettre une facture électronique, il est obligatoire que le bureau de l'Administration publique, auquel vous souhaitez facturer, communique un code unique composé d'une série de chiffres et de lettres. Ce facteur est fondamental pour l'identification du titulaire. Une fois la facture avec toutes les données fiscales complétée, elle doit être signée numériquement.
Voici le Service d'identification, également connu sous l'acronyme de SDI. C'est une plate-forme qui agit comme un pont entre l'expéditeur et le destinataire et qui utilise une méthode de contrôle particulière qui vérifie l'exhaustivité des données sur la facture, garantissant son exactitude. Une fois que tout a été validé, y compris le code unique mentionné ci-dessus, le SDI envoie le document fiscal au bureau de l'Administration publique correspondant.
Pour connaître les détails concernant un Organisme d'Administration Publique spécifique, il est possible d'accéder à l'Index des Administrations Publiques, une liste avec un moteur de recherche interne structuré et capable de fournir diverses demandes. Vous pouvez procéder par ordre alphabétique (adresse PEC du bureau), par catégorie, code fiscal, type de prestation, zone géographique et même via les réseaux sociaux.
COMMENT CRÉER UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE
Il existe deux manières de créer une facture électronique et de se conformer aux obligations imposées par l'Administration Publique.
La première est d'avoir un dispositif de signature numérique. Celui-ci doit être dans un mode accepté par le Système d'Echange, donc aux formats CAdES-BES et XAdES-BES. Dans le premier cas, le fichier aura une extension .xml.p7m, tandis que dans le second cas le traditionnel .xml. Une fois la facture signée prête, elle peut être envoyée via PEC au SDI en utilisant l'adresse [email protected]. Alternativement, vous pouvez utiliser le service web dédié que vous trouverez à cette adresse. Ici, vous devrez vous authentifier, à l'aide des informations d'identification Entratel ou Fisconline que vous recevez directement, auprès d'un bureau territorial de l'Agence des revenus.
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Alternativement, vous pouvez utiliser un SNC (Carte de service nationale) activée. Il existe également trois autres systèmes qui nécessitent une infrastructure réseau professionnelle et sont principalement adaptés aux grandes entreprises.
Coût de la facture électronique: le droit de timbre est dû pour chaque facture électronique, à régler avec le formulaire F24 en une seule solution 120 jours après la clôture de l'exercice. Si le montant dépasse 77,47 euros et que la TVA n'a pas été appliquée sur la facture, le droit de timbre est de 2 euros. En outre, il est nécessaire de signaler un libellé indiquant que le droit de timbre a été acquitté.
COMMENT ENVOYER UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE
Le moyen le plus simple d'envoyer une facture électronique à une administration publique est d'utiliser des services payants spécifiques. Avec 19,99 euros + TVA par an (égal à 24,99 euros), Aruba fournit une application simple et intuitive appelée DocFly, qui vous suivra tout au long de votre processus de facturation électronique, de la création du document à l'envoi, en passant par la conservation conformément à la loi.
DocFly Facturation PA il ne nécessite l'installation d'aucun logiciel mais l'inscription en ligne au service. En fait, il vous permet de télécharger des factures au format xml puis de permettre la signature et l'envoi de la facture au PA.
Pour utiliser DocFly, vous devez disposer d'un boîtier PEC. Le système envoie des notifications concernant l'envoi au PA et le statut de la facture sur la boîte PEC. Si vous n'avez pas de compte PEC, vous pouvez toujours le demander à Aruba en même temps que la commande du service.
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La taille maximale par facture est de 2 Mo et il est possible d'insérer le timbre fiscal virtuel. De plus, les factures envoyées peuvent être stockées avec le service DocFly Conservation Substitutive.
Pour plus d'informations, consultez également : DocFly - Electronic Invoicing PA.
