Como fazer uma Nota Fiscal Eletrônica Gratuita e enviar para a Administração Pública ou aproveitar DocFly Invoicing PA, Serviço pago de Aruba.
Para a emissão e envio de documentos à Administração Pública, as empresas, firmas e autônomos tiveram de adaptar os seus métodos de faturação às diretivas impostas pela Lei das Finanças de 2008. Especificamente, nenhuma outra forma de fatura é aceite que não a eletrónica certificada.
É um método informatizado que permite o envio do documento contábil por meio de especificações precisas. Infelizmente, não é suficiente criar um arquivo PDF simples, mas são necessários mais alguns passos.
Continue lendo e fique confortável porque neste tutorial irei explicar para você como emitir uma nota fiscal eletrônica em alguns passos simples. Você descobrirá que existem três atores no processo de faturamento eletrônico:
- Remetente ou Fornecedor.
- Sistema de intercâmbio (SDI).
- Administração pública.
O QUE É UMA FATURA ELETRÔNICA
A nota fiscal eletrônica, nota fiscal em formato digital, é um documento em formato XML que segue formatação obrigatória própria. Este tipo de fatura garante a autenticidade e integridade do remetente, aliada à garantia de não modificação ou adulteração.
Esses elementos são formalizados por meio da assinatura digital do emissor do documento contábil. Simplificando, você pode definir a nota fiscal eletrônica como uma evolução do sistema de faturamento tradicional, que permite ao remetente e ao destinatário obter a segurança de um arquivo protegido.
A obrigação de faturação eletrónica, em vigor desde 6 de junho de 2014 para as agências fiscais, ministérios, segurança social nacional e organismos de assistência social, foi alargada a todos os PA (Administrações Públicas) desde 31 de março de 2015. A partir de 1 de julho de 2016 foi introduzida para ao contribuinte a possibilidade de obter gratuitamente a fatura eletrónica, beneficiando de um sistema, disponibilizado pela Agência Fiscal, de troca de faturas eletrónicas entre particulares e de transmissão e armazenamento próprios das faturas. O procedimento pode ser realizado conectando-se ao site da Revenue Agency ou por meio do aplicativo, que pode ser instalado gratuitamente em todos os dispositivos móveis Android e iOS.
para emitir nota fiscal eletrônica, é obrigatório que a repartição da Administração Pública, a que se pretende faturar, comunique um código único constituído por uma série de números e letras. Esse fator é fundamental para a identificação do titular. Uma vez preenchida a fatura com todos os dados fiscais, ela deve ser assinada digitalmente.
Aqui vem o Serviço de Identificação, também conhecido pela sigla de SDI. É uma plataforma que faz a ponte entre o remetente e o destinatário e que utiliza um método de controlo particular que verifica a integralidade dos dados da fatura, garantindo a sua correção. Depois de validado tudo, incluindo o código único acima referido, a SDI envia o documento fiscal para a respectiva repartição da Administração Pública.
Para conhecer os dados relativos a um determinado Órgão da Administração Pública, é possível aceder ao Índice das Administrações Públicas, uma lista com um motor de busca interno estruturado e capaz de responder a diversos pedidos. É possível proceder por ordem alfabética (endereço PEC do escritório), por categoria, código do imposto, tipo de serviço, área geográfica e até mesmo via redes sociais.
COMO CRIAR UMA FATURA ELETRÔNICA
Existem duas formas de se criar uma nota fiscal eletrônica e cumprir as obrigações impostas pela Administração Pública.
O primeiro é ter um dispositivo de assinatura digital. Deve estar em modo aceito pelo Sistema Exchange, portanto nos formatos CAdES-BES e XAdES-BES. No primeiro caso, o arquivo terá a extensão .xml.p7m, enquanto no segundo caso o tradicional .xml. Assim que a nota fiscal assinada estiver pronta, ela pode ser enviada via PEC para a SDI usando o endereço [email protected]. Como alternativa, você pode usar o serviço da web dedicado que encontra neste endereço. Aqui você precisará se autenticar, usando as credenciais Entratel ou Fisconline que você recebe diretamente, em um escritório territorial da Receita.
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Alternativamente, você pode usar um CNS (Cartão de Serviço Nacional) habilitado. Existem também três outros sistemas que requerem uma infraestrutura de rede profissional e são adequados principalmente para grandes empresas.
Custo da fatura eletrônica: o imposto de selo a ser pago com o formulário F24 em uma única solução 120 dias após o final do exercício é devido a cada nota fiscal eletrônica. Se o valor for superior a 77,47 euros e o IVA não incidido na fatura, o imposto do selo é de 2 euros. Além disso, é necessário informar que o imposto do selo foi pago.
COMO ENVIAR UMA FATURA ELETRÔNICA
A forma mais simples de enviar uma fatura eletrónica a uma Administração Pública é através da utilização de serviços pagos específicos. Com 19,99 euros + IVA por ano (igual a 24,99 euros), Aruba fornece um aplicativo simples e intuitivo chamado DocFly, que o acompanhará ao longo do seu processo de faturação eletrónica, desde a criação do documento ao envio, passando desde a conservação de acordo com a legislação.
DocFly Invoicing PA não requer a instalação de nenhum software, mas o registro online do serviço. Na verdade, permite fazer o upload de faturas em formato xml e depois permitir a assinatura e envio da fatura para o PA.
Para usar o DocFly, você deve ter uma conta PEC. O sistema envia notificações sobre o envio ao PA e o status da nota fiscal no box do PEC. Se você não possui uma conta PEC, ainda pode solicitá-la de Aruba junto com o pedido do serviço.
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O tamanho máximo por nota fiscal é de 2 MB e é possível inserir o selo de receita virtual. Além disso, as notas fiscais enviadas podem ser armazenadas com o serviço Conservação Substitutiva DocFly.
Para mais informações consulte também: DocFly - Nota Fiscal Eletrônica PA.
