Cómo hacer una factura electrónica gratuita y enviarla a la Administración Pública o aprovechar DocFly Facturación PA, El servicio de pago de Aruba.
Para la emisión y envío de documentos a la Administración Pública, las empresas, despachos y autónomos han tenido que adecuar sus métodos de facturación a las directivas impuestas por la Ley de Hacienda de 2008. En concreto, no se acepta ningún tipo de factura que no sea la electrónica certificada.
Es un método informático que prevé el envío del documento contable mediante especificaciones precisas. Desafortunadamente, no es suficiente crear un archivo PDF simple, sino que requiere algunos pasos más.
Sigue leyendo y ponte cómodo porque en este tutorial te explicaré cómo emitir una factura electrónica en unos sencillos pasos. Verá que hay tres actores en el proceso de facturación electrónica:
- Remitente o Proveedor.
- Sistema de intercambio (SDI).
- Administración Pública.
QUE ES UNA FACTURA ELECTRONICA
La factura electrónica, factura en formato digital, es un documento en formato XML que sigue su propio formato obligatorio. Este tipo de factura garantiza la autenticidad e integridad del remitente, combinada con la garantía de no modificación o alteración.
Estos elementos se formalizan mediante la firma digital de quien emite el documento contable. En pocas palabras, se puede definir la factura electrónica como una evolución del sistema de facturación tradicional, que permite al remitente y al destinatario obtener la seguridad de un archivo protegido.
La obligación de facturación electrónica, vigente desde el 6 de junio de 2014 para las agencias tributarias, ministerios, organismos nacionales de seguridad social y asistencia social, se ha extendido a todas las AP (Administraciones Públicas) desde el 31 de marzo de 2015. Desde el 1 de julio de 2016 se ha introducido para los contribuyentes la posibilidad de disponer de factura electrónica de forma gratuita beneficiándose de un sistema, puesto a disposición por la Agencia Tributaria, para el intercambio de facturas electrónicas entre particulares y para la transmisión y almacenamiento de las facturas ellos mismos. El procedimiento se puede utilizar conectándose al sitio web de la Agencia Tributaria oa través de la aplicación, que se puede instalar de forma gratuita en todos los dispositivos móviles Android e iOS.
Con emitir una factura electrónica, es obligatorio que la oficina de la Administración Pública, a la que desea facturar, comunique un código único formado por una serie de números y letras. Este factor es fundamental para la identificación del titular. Una vez cumplimentada la factura con todos los datos fiscales, se debe firmar digitalmente.
Aquí viene el Servicio de identificación, también conocido por el acrónimo de SDI. Es una plataforma que actúa como puente entre remitente y destinatario y que utiliza un método de control particular que verifica la integridad de los datos de la factura, garantizando su veracidad. Una vez validado todo, incluido el código único mencionado anteriormente, la SDI envía el documento fiscal a la oficina de la Administración Pública correspondiente.
Para conocer los detalles de un Órgano de Administración Pública concreto, se puede acceder al Índice de Administraciones Públicas, un listado con un buscador interno estructurado y capaz de atender diversas solicitudes. Se puede proceder por orden alfabético (dirección PEC de la oficina), por categoría, código fiscal, tipo de servicio, zona geográfica e incluso a través de redes sociales.
CÓMO CREAR UNA FACTURA ELECTRÓNICA
Hay dos formas de crear una factura electrónica y cumplir con las obligaciones que impone la Administración Pública.
La primera es tener un dispositivo de firma digital. Este debe estar en un modo aceptado por el Sistema Exchange, por lo tanto en los formatos CAdES-BES y XAdES-BES. En el primer caso, el archivo tendrá una extensión .xml.p7m, mientras que en el segundo caso la tradicional .xml. Una vez que la factura firmada está lista, se puede enviar a través de PEC al SDI usando la dirección [email protected]. Alternativamente, puede utilizar el servicio web dedicado que encontrará en esta dirección. Aquí deberá autenticarse, utilizando las credenciales de Entratel o Fisconline que reciba directamente, en una oficina territorial de la Agencia Tributaria.
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Alternativamente, puede utilizar un SNC (Tarjeta de servicio nacional) habilitado. También existen otros tres sistemas que requieren una infraestructura de red profesional y que son principalmente adecuados para grandes empresas.
Costo de la factura electrónica: el impuesto de timbre se paga por cada factura electrónica a pagar con el formulario F24 en una sola solución 120 días después del final del año fiscal. Si el importe supera los 77,47 euros y no se ha aplicado el IVA a la factura, el impuesto de timbre es de 2 euros. Además, es necesario informar una redacción de que se ha pagado el impuesto de timbre.
CÓMO ENVIAR UNA FACTURA ELECTRÓNICA
La forma más sencilla de enviar una factura electrónica a una Administración Pública es mediante servicios de pago específicos. Con 19,99 euros + IVA al año (igual a 24,99 euros), Aruba proporciona una aplicación simple e intuitiva llamada DocFly, que le acompañará durante todo su proceso de facturación electrónica, desde la creación del documento hasta el envío, pasando de la conservación según la ley.
DocFly Facturación PA no requiere la instalación de ningún software, sino el registro en línea para el servicio. De hecho, permite subir facturas en formato xml y luego permitir la firma y envío de la factura a la AP.
Para utilizar DocFly debe tener una cuenta PEC. El sistema envía notificaciones sobre el envío al PA y el estado de la factura en la casilla PEC. Si no tiene una cuenta PEC, aún puede solicitarla a Aruba junto con el pedido del servicio.
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El tamaño máximo por factura es de 2 MB y es posible insertar el sello de ingresos virtual. Además, las facturas enviadas se pueden almacenar con el servicio Conservación sustitutiva de DocFly.
Para obtener más información, consulte también: DocFly - PA de facturación electrónica.
